thông tin tuyên truyền

Một số quy định về nội dung lập, bàn giao và lưu trữ hồ sơ nhà chung cư
Ngày đăng 04/02/2020 | 10:04  | Lượt xem: 33

Trên thực tế trước khi thành lập ban quản trị, tòa nhà chung cư đều do chủ đầu tư tổ chức quản lý, vì vậy khi ban quản trị thành lập cần phải hoạt động theo đúng luật, tùy vào tình hình thực tế và thỏa thuận của các bên mà ban quan trị tòa nhà tiếp tục thuê chủ đầu tư quản lý vận hành (hoặc đơn vị được chủ đầu tư thuê quản lý vận hành) hay thuê một đơn vị khác quản lý vận hành tòa nhà/cụm tòa nhà đó.

Nếu không có sự thay đổi nhà thầu quản lý vận hành tòa nhà thì công tác bàn giao có phần đơn giản hơn rất nhiều, chỉ đơn giản là bàn giao về mặt quyền lực, chủ thể hợp đồng, nặng về mặt hành chính.

Trong trường hợp thay đổi nhà thầu quản lý vận hành thì công tác bàn giao thực sự phải được quan tâm và chú trọng, Ban quản trị nhà chung cư có thể sẽ cần đến sự tư vấn bàn giao nhà chung cư an toàn.

Dưới đây là một số chú ý ban quản trị cần nhớ khi nhận bàn giao tòa nhà từ chủ đầu tư:

1. Tiếp nhận đầy đủ hồ sơ bàn giao nhà

Theo quy định tại Điều 5 Quy chế quản lý, sự dụng nhà chung cư ban hành kèm theo Thông tư số 02/2016/TT-BXD ngày 15/02/2016 của Bộ trưởng Bộ Xây dựng thì nội dung lập, bàn giao và lưu trữ hồ sơ nhà chung cư được quy định cụ thể như sau:

- Chủ sở hữu nhà chung cư phải lập và lưu trữ hồ sơ về nhà ở theo quy định tại Điều 76 và Điều 77 của Luật Nhà ở.

- Chủ đầu tư có trách nhiệm lập hồ sơ nhà chung cư; hồ sơ này bao gồm:

+ Hồ sơ dự án đầu tư xây dựng nhà chung cư đã được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt, bao gồm hồ sơ pháp lý của dự án và hồ sơ hoàn công theo quy định của pháp luật về xây dựng; đối với nhà chung cư không còn hồ sơ pháp lý, hồ sơ hoàn công thì phải lập hồ sơ đo vẽ lại nhà chung cư (sau đây gọi chung là hồ sơ dự án được duyệt);

+ Quy trình bảo trì nhà chung cư do chủ đầu tư tổ chức lập và phê duyệt theo quy định của pháp luật về xây dựng;

+ Quy trình bảo trì các thiết bị thuộc phần sở hữu chung của nhà chung cư do nhà cung cấp thiết bị lập;

+ Bản vẽ mặt bằng khu vực để xe do chủ đầu tư lập trên cơ sở hồ sơ dự án và thiết kế đã được phê duyệt, trong đó phân định rõ khu vực để xe cho các chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư (bao gồm chỗ để xe thuộc sở hữu chung, chỗ để xe ô tô) và khu vực để xe công cộng.

Để đảm bảo quá trình bàn giao và tiếp nhận tòa nhà khoa học, minh bạch, Ban quản trị khi nhận bàn giao nhà từ chủ đầu tư cần phải tiếp nhận đầy đủ hồ sơ bàn giao nhà theo quy định như trên.

- Việc lưu trữ hồ sơ nhà chung cư quy định tại Khoản 2 Điều này được quy định như sau:

+ Chủ đầu tư có trách nhiệm lưu trữ hồ sơ quy định tại Khoản 2 Điều này; trong thời hạn 20 ngày làm việc, kể từ ngày Ban quản trị nhà chung cư hoặc người đại diện quản lý nhà chung cư (đối với trường hợp không phải thành lập Ban quản trị) có văn bản yêu cầu bàn giao hồ sơ nhà chung cư thì chủ đầu tư có trách nhiệm bàn giao 02 bộ hồ sơ sao y từ bản chính quy định tại Khoản 2 Điều này cho Ban quản trị nhà chung cư;

+ Sau khi nhận bàn giao hồ sơ nhà chung cư, Ban quản trị nhà chung cư có trách nhiệm lưu trữ và quản lý hồ sơ này; trường hợp nhà chung cư phải có đơn vị quản lý vận hành theo quy định của Luật Nhà ở thì Ban quản trị nhà chung cư phải cung cấp một bộ hồ sơ đã nhận bàn giao của chủ đầu tư cho đơn vị quản lý vận hành, trừ trường hợp đơn vị quản lý vận hành là chủ đầu tư;

+ Trường hợp quá thời hạn quy định tại Điểm a Khoản này mà chủ đầu tư không bàn giao hồ sơ nhà chung cư thì Ban quản trị nhà chung cư có văn bản đề nghị Ủy ban nhân dân quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh nơi có nhà chung cư (sau đây gọi chung là Ủy ban nhân dân cấp quận) yêu cầu chủ đầu tư phải bàn giao hồ sơ.

Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị của Ban quản trị nhà chung cư, Ủy ban nhân dân cấp quận phải kiểm tra, nếu chủ đầu tư chưa bàn giao hồ sơ nhà chung cư theo quy định thì phải có văn bản yêu cầu chủ đầu tư bàn giao hồ sơ; trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản của Ủy ban nhân dân cấp quận mà chủ đầu tư không bàn giao hồ sơ nhà chung cư thì bị xử lý theo quy định của pháp luật về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực quản lý, sử dụng nhà ở và buộc phải bàn giao hồ sơ nhà chung cư theo quy định của Quy chế này.

- Trước khi bàn giao hồ sơ nhà chung cư, chủ đầu tư và Ban quản trị nhà chung cư hoặc người đại diện quản lý nhà chung cư phải thực hiện việc kiểm đếm trang thiết bị, phân định thực tế phần sở hữu chung của nhà chung cư theo quy định của Luật Nhà ở; việc bàn giao thực tế hiện trường và bàn giao hồ sơ nhà chung cư phải lập thành biên bản có xác nhận của các bên.

2. Kiểm tra chất lượng hồ sơ tòa nhà khi chủ đầu tư bàn giao

Ban quản trị khi nhận bàn giao tòa nhà từ chủ đầu tư cũng cần phải chú ý quan tâm tới chất lượng hồ sơ của tòa nhà, trong đó hồ sơ bàn giao phải đảm bảo minh bạch, rõ ràng, nội dung sát thực, không bị tẩy xóa và thay đổi số liệu, không bị mờ hoặc rách nát.

Để làm được điều này ban quản trị cần thẩm định chất lượng hồ sơ rõ ràng, có sự kiểm định của nhân viên chuyên môn trong lĩnh vực xây dựng, vận hành và bảo trì các hệ thống trong tòa nhà.

Đặc biệt trong thời điểm bàn giao tòa nhà, ban quản trị cần tham khảo ý kiến thêm với đơn vị cung cấp dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư để đảm bảo tính thiết thực và sát với thực tế của tòa nhà nhất.

3. Kiểm tra kỹ thực trạng tòa nhà khi bàn giao

Khi ban quản trị nhận bàn giao tòa nhà chung cư từ chủ đầu tư, ban quản trị cũng cần có cách kiểm tra rõ thực trạng tòa nhà khi bàn giao, bởi thực trạng tòa nhà sẽ thể hiện rõ được những chi phí cần có trong tương lai để duy trì hoạt động của tòa nhà trong tình trạng ổn định và bền vững, từ đó có được phương án quản lý rủi ro tòa nhà chung cư hiệu quả hơn.

Ngoài ra ban quản trị cùng đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư cũng cần kiểm tra phần xây dựng tòa nhà, số lượng hạng mục trang thiết bị trong tòa nhà cùng với thực trạng hoạt động của tòa nhà để có biện pháp khắc phục sự cố, quản lý vận hành, bảo trì bảo dưỡng tòa nhà khoa học, đảm bảo tòa nhà được vận hành ổn định và an toàn hơn.

4. Kiểm tra tài chính thường xuyên của tòa nhà chung cư

Khi nhận bàn giao tòa nhà từ chủ đầu tư, ban quản trị cùng đơn vị quản lý vận hành cũng cần kiểm tra tài chính thường xuyên của tòa nhà chung cư khi nhận bàn giao, đảm bảo tài chính rõ ràng và chi tiết.

Trong đó các nguồn thu trong tòa nhà như  thu phí dịch vụ, phí gửi xe, tiền điện (nếu có), tiền nước (nếu có), tiền phí khác theo thỏa thuận với cư dân hoặc ban quản trị cần có báo cáo thống kê rõ ràng.

Các nguồn chi trong tòa nhà bao gồm chi nhân sự quản lý, chi phí văn phòng quản lý, chi tiền nước (nếu có thu), chi tiền điện (nếu có thu), chi các dịch vụ kỹ thuật, an ninh, vệ sinh, chi chăm sóc cảnh quan, chi phun diệt côn trùng, chi xử lý rác thải, chi quan hệ ngoại giao… cũng cần được liên kê chi tiết trên báo cáo.

Dựa trên tình trạng thu – chi trong tòa nhà để tiến hành ký biên bản ghi nhận bàn giao tòa nhà minh bạch và rõ ràng hơn.

Để đơn giản hóa quá trình bàn giao và đảm bảo tính minh bạch, công khai trong quản lý, tòa nhà chung cư cần ứng dụng phần mềm quản lý tòa nhà Landsoft Control nhằm tối ưu hoạt động quản lý vận hành tòa nhà đơn giản, rõ ràng và hạn chế tối đa tình trạng tranh  chấp có thể xảy ra.

Lưu ý: Trước khi bàn giao hồ sơ nhà chung cư, chủ đầu tư và Ban quản trị nhà chung cư hoặc người đại diện quản lý nhà chung cư phải thực hiện việc kiểm đếm trang thiết bị, phân định thực tế phần sở hữu chung của nhà chung cư theo quy định của Luật Nhà ở; việc bàn giao thực tế hiện trường và bàn giao hồ sơ nhà chung cư phải lập thành biên bản có xác nhận của các bên.